Privacy

Privacy beleid van het Politiekapel Noord- en Oost-Gelderland

ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt per 25 mei 2018 van organisaties een aantal gegevens, die in het kader van het privacy beleid moeten worden opgenomen, vast te leggen en toegankelijk te maken voor betrokkenen.

Onderstaand het privacy beleid van het Politiekapel Noord- en Oost-Gelderland.

  1. Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens is het kunnen communiceren met de muzikanten/zangers en relaties van de rechtspersoon én het kunnen voeren van een voor het behalen van de doelen van de rechtspersoon noodzakelijke bedrijfsvoering. Hieronder valt het rondsturen van mededelingen en uitnodigingen, het verstrekken van bladmuziek en uniformen, het innen van contributie, het bijhouden van jubilea en lief & leed, het bijhouden van statistieken, het overzien van de bestaande relaties, uitnodiging voor een concert/optredens en eventueel toezending van de nieuwsbrief

 

  1. Het bestuur van de rechtspersoon is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens

 

  1. De volgende persoonsgegevens zijn in het bestand opgenomen en daar is een overzicht van:

Naam, voornamen, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, Email adres, beroep/functie, datum lidmaatschap, bankrekeningnummer, instrument, verstrekte uniform(en)/ornamenten/attributen.

  1. Van alle in het bestand opgenomen gegevens is vastgelegd met welk doel deze zijn vastgelegd en op welke wijze zij mogen worden gebruikt.

 

  1. Op de website van de PK NOG worden geen individuele persoonsgegevens en geen individuele foto’s  van haar leden vermeld. Wel zullen op de website foto’s worden geplaatst van optredens.

 

  1. Er worden géén bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Er is geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.

 

  1. In de bevestigingsbrief op de aanmelding voor het lidmaatschap wordt aangegeven hoe de adresgegevens worden bewaard en dat deze gegevens niet aan derden worden verstrekt, tenzij dit voor de activiteiten van de Politiekapel Noord- en Oost- Gelderland noodzakelijk is.

 

  1. Op aanvraag bij de Secretaris krijgt het lid inzage in de van hem geregistreerde gegevens (waarbij de gegevens van anderen onleesbaar zijn gemaakt).

 

  1. De adres gegevens worden bewaard op de computers van de secretaris en van de penningmeester. De PK NOG maakt voor opslag en back-up van de gegevens gebruik van de Cloud functionaliteit van Google Drive.

 

  1. Het document is beveiligd met een wachtwoord, de PC is adequaat beschermd door betaalde Virus- en malware programma’s.

 

  1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester en hun vervangers hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.

 

  1. De secretaris is de functionaris verantwoordelijk voor de gegevensbescherming binnen de rechtspersoon.

 

  1. De voorzitter is de functionaris verantwoordelijk voor de klachtenafhandeling binnen de rechtspersoon.

 

  1. Bij communicatie via Email worden deze ‘geanonimiseerd’ verzonden (in BCC)

 

  1. Er worden afspraken gemaakt met externe partijen waaraan persoonsgegevens voor een specifiek te benoemen doel ter beschikking worden gesteld (bv. beveiligers van locaties waar wordt geoefend en/of opgetreden).

 

  1. Er worden géén overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens gebruiken voor eigen gebruik.

 

  1. Bij mogelijke datalekken zal de secretaris, zodra hij/zij is geïnformeerd, de leden en/of relaties op de hoogte stellen van het data lek.

 

Vastgesteld  te Apeldoorn in de bestuursvergadering van 1-11-2018

Voorzitter:                    A. Bannink

Secretaris:                    A. Klein Hulse

Penningmeester:          J. Talsma